Organiser un séminaire d’entreprise à Paris : mode d’emploi

Rendez-vous incontournable pour la majorité des entreprises, les séminaires permettent de rassembler les collaborateurs lors d’un moment convivial. Toutefois, ces événements ne s’improvisent pas à la dernière minute et requièrent beaucoup d’organisation. Pour réussir son séminaire d’entreprise, voici les étapes à suivre.

Déterminer l’objectif du séminaire

C’est la première chose à faire avant de vous lancer dans la planification. En effet, il faut avant tout répondre à une question simple, qui va déterminer l’essence même de l’événement : pourquoi organiser un séminaire d’entreprise et à destination de qui ? C’est le fil conducteur qui guidera vos décisions tout au long du processus. Lancez-vous un nouveau produit ? Y a-t-il un changement de direction ? Faut-il fédérer davantage les collaborateurs ? À vous de répondre à ces questions.

 Définir le budget

Si vous avez des contraintes financières, vous devrez trouver un juste milieu pour répondre aux objectifs du séminaire, tout en respectant le budget. Il vous faudra calculer le montant des frais si vous faites appel à des prestataires pour la restauration, l’animation…

Choisir la date et le lieu

Il faudra faire en sorte que les participants puissent être disponibles, et donc éviter les vacances scolaires ou jours fériés. Quant au lieu, il existe de très nombreuses salles à Paris, que vous pouvez réserver sur le site www.kactus.com/fr/france/paris. Plusieurs critères doivent influencer votre choix, à savoir la capacité d’accueil, la facilité d’accès (parking, transports en commun, accès pour les personnes à mobilité réduite…), les équipements… Notre conseil : visiter le lieu avant le séminaire, afin de ne pas avoir de mauvaise surprise le jour J.

Contacter les prestataires

Sur place, il est nécessaire d’assurer la restauration et éventuellement l’hébergement. Pour cela, vous devrez contacter des traiteurs, hôtels et autres établissements et réserver bien à l’avance pour les briefer sur l’événement. Côté animation, il faudra également prévoir les intervenants. N’oubliez pas qu’ils doivent tous être choisis en lien avec les objectifs du séminaire et répondre aux objectifs. Il est également important de varier les plaisirs et d’alterner entre présentation sérieuse et moment de convivialité.

Créer un rétroplanning

Pour ne pas passer à côté de quelque chose d’important, il est nécessaire d’élaborer un rétroplanning des missions à effectuer avant l’événement. Ce dernier doit inclure toutes les échéances et réservations à effectuer.

Réaliser le planning du séminaire

Le jour même, tout devra être encadré de A à Z pour éviter les déconvenues. Pour cela, il est essentiel que vous ayez prévu le planning de la ou des journées en prenant en compte les activités, les conférences, les repas, les soirées… Essayez d’anticiper d’éventuels délais, qui vous permettront de rebondir en cas de mauvaise surprise. Cela vous permettra d’avoir une certaine marge de manoeuvre.

Envoyer les invitations

Après avoir réalisé tout le travail précédent en amont, il ne restera plus qu’à faire les invitations et les envoyer à tous les participants. Pour cela, à vous de déterminer le format de l’invitation (papier, mail, événement réseaux sociaux…) et d’y indiquer les informations nécessaires. N’oubliez pas de demander une confirmation de présence de la part de chaque participant, afin de pouvoir ajuster votre organisation en fonction. Il faudra également préciser si une tenue particulière est exigée (costume pour les soirées élégantes ou galas, équipement sportif avec des bonnes chaussures de marche pour des tournois sportifs…).

Répéter avant le jour J

La veille de l’événement, il est primordial de vous assurer que tout soit en place, à la fois du côté des prestataires et des intervenants. Pour cela, il est bien de les faire répéter à l’avance, et ce plusieurs fois.